NUEVAS OBLIGACIONES DE INFORMACIÓN A LAS PERSONAS TRABAJADORAS A PARTIR DEL 5 DE OCTUBRE DE 2026
El próximo 5 de octubre de 2026 entrará en vigor el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, que sustituye al anterior sistema regulado por el Real Decreto 1659/1998 y amplía significativamente las obligaciones de información que las empresas deben facilitar a sus trabajadores.
Aunque esta norma no modifica las reglas sobre contratación, jornada, salarios o despidos, sí obliga a las empresas a documentar y comunicar con mucho más detalle las condiciones de trabajo.
En la práctica, supone que muchas empresas deberán revisar sus modelos de contratación y crear documentación complementaria que hasta ahora no era necesaria.
1. LA INFORMACIÓN DEBERÁ ENTREGARSE ANTES DE LA INCORPORACIÓN
Hasta ahora la empresa disponía de un plazo de hasta dos meses desde el inicio de la relación laboral para facilitar determinada información.
Con la nueva regulación, la documentación deberá entregarse antes de que la persona trabajadora comience a prestar servicios.
Ejemplo práctico
Si un trabajador se incorpora el 15 de octubre, la empresa deberá haberle entregado previamente toda la documentación informativa exigida.
Ya no será posible completar esta obligación semanas después de la contratación.
2. EL CONTRATO YA NO SERÁ SUFICIENTE EN MUCHOS CASOS
La mayoría de los modelos oficiales de contrato no contienen toda la información que ahora exige la norma.
Por ello, será recomendable complementar el contrato con una ficha informativa de condiciones laborales.
Esta ficha deberá recoger, entre otras materias:
- Puesto de trabajo.
- Jornada.
- Horario.
- Sistema de turnos.
- Vacaciones.
- Convenio colectivo aplicable.
- Mutua colaboradora.
- Retribución variable.
- Información sobre igualdad.
- Información sobre sistemas automatizados.
3. MAYOR DETALLE SOBRE JORNADA Y TIEMPO DE TRABAJO
La empresa deberá informar de forma mucho más detallada sobre la organización del tiempo de trabajo.
Ejemplo
Hasta ahora podía bastar con indicar:
«Jornada completa de acuerdo con el convenio colectivo.»
A partir de octubre de 2026 será recomendable especificar:
- Jornada anual.
- Jornada semanal.
- Horario habitual.
- Régimen de turnos.
- Existencia de trabajo nocturno.
- Distribución irregular de jornada.
- Sistema de realización de horas extraordinarias.
Especialmente en actividades con turnos, transporte, hostelería, industria o comercio, esta obligación tendrá un impacto importante.
4. OBLIGACIÓN DE EXPLICAR LOS INCENTIVOS Y RETRIBUCIONES VARIABLES
La norma exige que los trabajadores conozcan cómo se calculan las cantidades variables que pueden percibir.
Ejemplo
No será suficiente indicar:
«Percibirá las comisiones establecidas por la empresa.»
Será aconsejable informar de cuestiones como:
- Porcentaje aplicable.
- Objetivos necesarios.
- Criterios de devengo.
- Fecha de liquidación.
- Condiciones para su cobro.
Esta obligación afecta especialmente a comerciales, responsables de ventas, directivos con bonus y trabajadores sujetos a sistemas de productividad.
5. NUEVA OBLIGACIÓN DE INFORMAR SOBRE ALGORITMOS Y SISTEMAS AUTOMATIZADOS
Se trata de una de las principales novedades de la norma.
Cuando la empresa utilice programas o sistemas automatizados que influyan en la organización del trabajo, deberá informar sobre sus criterios básicos de funcionamiento.
Ejemplos
- Programas que asignan repartos o rutas.
- Software que distribuye turnos automáticamente.
- Aplicaciones que seleccionan candidatos.
- Sistemas que valoran productividad.
- Herramientas que determinan incentivos o asignación de tareas.
No afecta únicamente a plataformas digitales. Cada vez más empresas utilizan herramientas informáticas que toman decisiones o generan propuestas de decisión sobre la actividad laboral.
6. NUEVAS OBLIGACIONES EN MATERIA DE IGUALDAD Y DIVERSIDAD
Las empresas deberán informar a cada trabajador de la existencia de:
- Plan de igualdad.
- Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo.
- Medidas de conciliación existentes.
- Medidas para garantizar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI cuando resulten obligatorias.
No será necesario entregar íntegramente el plan de igualdad a cada trabajador, pero sí identificarlo y facilitar información suficiente para que pueda conocer su existencia y acceder a él.
7. MAYOR INFORMACIÓN SOBRE SEGURIDAD SOCIAL Y BENEFICIOS EMPRESARIALES
La documentación deberá incluir información sobre:
- Mutua colaboradora.
- Mejoras voluntarias de incapacidad temporal.
- Mejoras complementarias de Seguridad Social.
- Planes de pensiones de empleo.
- Sistemas de previsión social empresarial.
Ejemplo
Si la empresa complementa el salario durante una baja médica hasta el 100 %, esa circunstancia deberá figurar en la información facilitada al trabajador.
8. REFUERZO DE LOS CONTRATOS TEMPORALES Y FIJOS-DISCONTINUOS
La empresa deberá facilitar información más precisa sobre la causa de temporalidad y sobre la duración prevista del contrato.
En los contratos fijos-discontinuos deberá informarse además sobre:
- Periodos estimados de actividad.
- Periodos estimados de inactividad.
- Sistema de llamamiento.
Ejemplo
No bastará con indicar que el contrato se realiza por circunstancias de la producción; deberá existir una explicación coherente con la causa concreta utilizada.
9. LOS CAMBIOS DEBERÁN COMUNICARSE DE INMEDIATO
Otra de las grandes novedades es la reducción de plazos para informar de cambios.
A partir de octubre de 2026, cualquier modificación relevante deberá comunicarse tan pronto como sea posible y, en todo caso, como máximo el día en que produzca efectos.
Ejemplos
Será recomendable comunicar por escrito:
- Subidas salariales individuales.
- Cambios de puesto.
- Cambios de centro de trabajo.
- Modificaciones de jornada.
- Cambios de mutua.
- Alteraciones en sistemas de incentivos.
- Implantación de nuevos programas automatizados de organización del trabajo.
10. IMPORTANCIA DE LA PRUEBA DE ENTREGA
La información podrá facilitarse en papel o por medios electrónicos.
Sin embargo, la empresa deberá poder acreditar que la documentación fue efectivamente entregada o puesta a disposición del trabajador.
Recomendaciones
Resultará aconsejable utilizar:
- Firma manuscrita de recepción.
- Firma electrónica.
- Portal del empleado con registro de acceso.
- Sistemas de envío que permitan acreditar la recepción.
¿QUÉ DEBERÍAN HACER LAS EMPRESAS DURANTE LAS PRÓXIMAS SEMANAS?
Desde un punto de vista práctico recomendamos:
- Revisar los modelos actuales de contratación.
- Elaborar una ficha informativa complementaria al contrato.
- Revisar los sistemas de incentivos y retribución variable.
- Identificar los programas o herramientas automatizadas que intervengan en la gestión de personal.
- Verificar la documentación relativa a igualdad, acoso y medidas LGTBI.
- Implantar un procedimiento interno para comunicar modificaciones de condiciones de trabajo.
- Establecer un sistema que permita acreditar la entrega de la documentación.
CONCLUSIÓN
El Real Decreto 723/2026 no introduce nuevas obligaciones laborales materiales comparables a una reforma de contratación o jornada. Sin embargo, supone un importante incremento de las obligaciones documentales de las empresas y exige una gestión mucho más rigurosa de la información que se facilita a cada trabajador.
La principal consecuencia práctica será que, a partir del 5 de octubre de 2026, el contrato de trabajo por sí solo dejará de ser suficiente en muchos casos, siendo recomendable complementarlo con una ficha informativa específica y con un procedimiento formal de actualización de las condiciones laborales.