La reciente Orden ISM/541/2026 introduce un nuevo paso en la digitalización de la Seguridad Social y, en la práctica, amplía de forma significativa el colectivo de ciudadanos obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración. El cambio afecta directamente a la gestión diaria de expedientes y exige a las asesorías anticipar ajustes operativos para evitar incidencias.
El hecho de estar en IT activará por sí mismo la obligación de recibir notificaciones electrónicas
Hasta ahora, la obligación de recibir notificaciones electrónicas estaba limitada a determinados colectivos de beneficiarios de prestaciones muy concretas (maternidad, riesgo durante el embarazo o lactancia). Sin embargo, la modificación normativa da un salto relevante al incorporar a este sistema a quienes soliciten o perciban prestaciones vinculadas a la contingencia más habitual en la práctica diaria: la incapacidad temporal.
En efecto, el principal cambio reside en que pasan a ser sujetos obligados las personas físicas que estén en situación de incapacidad temporal, así como aquellas a quienes se refieran comunicaciones relacionadas con incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes. Esto supone, en términos prácticos, que una parte muy significativa de la población activa —y, por tanto, de los expedientes que gestionan las asesorías— quedará sujeta a notificación exclusivamente electrónica.
El legislador justifica esta ampliación en el uso generalizado de medios electrónicos por parte de estos colectivos, entendiendo que disponen de los conocimientos y herramientas necesarios para interactuar con la Administración por esta vía.
Ahora bien, pese a esta obligación, la norma mantiene cierta flexibilidad. La Seguridad Social podrá seguir practicando notificaciones en papel en situaciones concretas, como cuando el interesado comparece presencialmente y solicita la comunicación en ese momento, cuando no existan datos de contacto electrónico o cuando la urgencia o eficacia del procedimiento lo requiera.
La notificación electrónica no será exigible cuando la Seguridad Social no disponga de datos de contacto digital o la eficacia del procedimiento requiera recurrir a medios tradicionales.
Además, se refuerza el componente garantista del sistema. Se prevé el envío de avisos al dispositivo electrónico facilitado por el interesado y, de forma especialmente relevante para la práctica diaria, se habilita la posibilidad de que el ciudadano sea asistido presencialmente en los CAISS para acceder a sus notificaciones electrónicas, incluso mediante actuación de funcionario.
Desde un punto de vista operativo, esta reforma implica que la identificación de los nuevos sujetos obligados no se producirá mediante un alta expresa en un sistema específico, sino que vendrá determinada por la propia situación del interesado dentro del sistema de prestaciones. Es decir, el hecho de estar en situación de incapacidad temporal o iniciar un expediente de incapacidad permanente activa, de facto, la obligación de relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social.
En la práctica, esto obliga a los técnicos laborales a cambiar el enfoque: ya no basta con gestionar el expediente, sino que resulta imprescindible verificar que el trabajador dispone de medios de acceso (Cl@ve o certificado digital) y que ha facilitado correctamente sus datos de contacto para recibir avisos. La ausencia de estos elementos no impide la notificación, pero sí puede generar situaciones de desconocimiento del acto administrativo, con los riesgos que ello conlleva.
La entrada en vigor, prevista a los tres meses desde su publicación en el BOE (1 de junio de 2026), deja un margen reducido para la adaptación. 1 de septiembre de 2026.
En definitiva, la norma no introduce un mero ajuste técnico, sino un cambio de alcance práctico relevante: la notificación electrónica deja de ser un instrumento asociado a colectivos concretos y pasa a convertirse en el canal habitual también para contingencias comunes como la incapacidad temporal. Para las asesorías, el foco se desplaza claramente hacia la prevención: identificar qué clientes pueden quedar afectados y asegurar, desde el inicio del expediente, que están preparados para interactuar electrónicamente con la Seguridad Social.